Электронная система управления очередью (СУО) IS-Line — это система, которая позволяет предложить широкие функциональные возможности Вам, лучшее обслуживание Вашим клиентам, комфортные условия работы персоналу, а руководителю инструмент для контроля работы персонала по нагрузке и качеству.
Электронная система управления очередью позволяет эффективно планировать работу, постоянно учитывая количество посетителей. Статистика, позволяющая оценить нагрузку на персонал и производительность труда сотрудников компании, накапливает сама система.
Электронная система управления очередью — многокомпонентная модульная система. В зависимости от задач, выполняемых системой, возможны различные конфигурации и состав системы.
Как работает электронная система очередей IS-Line
В основной принцип работы электронной очереди IS-Line заложены 3 этапа обслуживания.
Регистрация
Посетитель, войдя в зал обслуживания, самостоятельно выбирает на терминале регистрации нужную ему услугу и получает талончик с номером очереди.
Этап регистрации включает в себя не только on-line регистрацию, а также предварительную регистрацию на обслуживание. Подключая дополнительные программные модули электронной очереди, можно значительно расширить возможности регистрации на услугу.
Ожидание
Получив номер очереди, посетитель проходит в зал и в комфортных условиях ожидает вызова на получение услуги. Зона ожидания оборудована центральным табло. На нем посетители видят информацию о вызываемых номерах электронной очереди.
Обслуживание
Когда оператор готов вызвать следующего клиента, он нажимает на кнопку программного пульта вызова. На табло электронной очереди, установленным над рабочим местом оператора начинает мигать вызываемый номер. Одновременно информация о вызове отображается на центральном табло в зоне ожидания, а также дублируется голосовым сообщением.
Посетитель, получив приглашение на обслуживание направляется к оператору с мигающим табло и получает необходимую услугу. По окончании обслуживания посетитель может оценить качество оказанной услуги.
Управление системой
Управление настройками системы и ее конфигурация производятся в администрировании. Имея практически неограниченные функциональные возможности, система управления электронной очередью имеет интуитивно понятный интерфейс. Это в свою очередь позволяет быстро и легко перенастраивать параметры системы, подключать дополнительные модули и оборудование.
Гибкость настроек системы электронной очереди позволяет создать конфигурацию под специфику любого предприятия и в дальнейшем масштабировать ее.
Для эффективного управления, руководитель должен быть в курсе работы офиса. Мониторинг в режиме онлайн покажет фактическое состояние загруженности в офисе. Данные мониторинга, обеспечат руководителя оперативной информацией для принятия управленческих решений по работе офиса.
Терминал регистрации
Клиент может самостоятельно выбирать на интерактивном меню терминала регистрации системы управления очередью услугу и получать талон в очередь. Так же на терминале имеется предварительная регистрация с возможностью выбора даты и времени. В терминале регистрации системы управления очередью встроен модуль оценки качества обслуживания, каждый клиент, получивший услугу, может оценить качество после ее предоставления.
Интернет-регистрация
С помощью интернет-регистрации клиент может зарегистрироваться на прием с учетом его пожелания даты и времени обслуживания. Интернет-регистрация системы управления очередью позволяет клиентам получить приоритетное обслуживание.
Центральное табло
Получив талон на терминале регистрации, клиент располагается в зоне ожидания, где находится центральное табло системы управления очередью. На него выводится вся информация о ходе очереди, а также дополнительный медиа-контент в виде рекламы или информационных материалов.
Рабочее место оператора
Вывод информации на центральное табло происходит с рабочего места оператора системы управления очередью, оно может быть выполнено на базе виртуального или физического пульта. В случае использования физических пультов, система становится автономной и не требует интеграции с LAN заказчика.
Пульт оператора может работать в автоматическом и ручном режимах для обеспечения максимального комфорта сотрудника. Рабочее место оператора может быть укомплектовано дополнительным табло.
Мониторинг
Руководитель может отслеживать процесс работы зоны обслуживания и вносить изменения в его ход в режиме реального времени, а также получать информацию о работе сотрудников и количеству клиентов в системе электронной очереди. Руководитель может сформировать и просмотреть отчеты со своего рабочего места, позволяющие проводить анализ эффективности работы персонала, востребованности услуг у клиентов и т.д.
Сервер
В основу разработки системы лег централизованный сервер с использованием web-технологий. Это позволило нам обеспечить работу всей системы управления очередью путем доступа в интернет и администрирование (обслуживание) с одного рабочего места.
Внедрение СУО IS-Line — эффективное решение, обладающее рядом преимуществ:
- интуитивно понятный интерфейс;
- конфликты между посетителями сводятся к нулю, система справедливо распределит поток запросов на обслуживание, и, если предусмотрен льготный прием отдельных категорий граждан – обслужит с определенным приоритетом;
- повышение культуры, скорости и уровня обслуживания посетителей;
- возможность предварительной записи на необходимые услуги или операции;
- гарантия приема посетителя;
- ведение статистики приема и формирование отчетов для дальнейшего анализа работы приемного центра;
- максимально эффективное использование времени сотрудников и оптимизация работы операторов;
- увеличение количества обработанных запросов;
- организация спокойного психологического климата для клиентов и сотрудников;
- административный внешний контроль движения очереди;
- осуществление переадресации потока клиентов к свободному сотруднику;
- формирование обслуживания очереди по принцу «одного окна»;
- осуществление организованного движения потоков клиентов внутри организации;
- повышение уровня конфиденциальности обслуживания;
- при появлении необходимости, посетитель будет перенаправлен в другую очередь, и при этом не нужно заново брать талон.